督促状とは 書き方 アイキャッチ

商品やサービスを提供しても代金を回収できなければ、まったく意味がありません。

請求期限までに代金が送金されない場合は、督促状を作成して取引相手に送付しないと泣き寝入りになってしまいます。

郵便事故や何かの手違いの可能性もあるので、督促状は速やかに送付し確実に代金を回収します。

今回は、督促状の書き方や意味、疑問点などをすべて紹介します。是非、督促状を作成するときの参考にしてください。

督促状とは

督促状(とくそくじょう)とは、商品やサービスの代金を期限までに支払わなかった時に返済を催促するための文書のことです。

個人の場合は、税金や携帯電話、ローンなどの借金を支払い忘れたときに受け取ったことがあるという人もいるでしょう。

督促状が来ても、1度ぐらいなら支払い期限と料金の案内だけなので、記載されている期限内に入金すれば問題はありません。

督促状と催促状の違い

督促状と催促状の違いは、支払いを促す度合いの強さです。

催促状は、督促状と同じように返済期限内に支払いを行わなかった債権者に対して、支払を催促する文書ですが、催促という言葉が一般的に使われるように、まずは一般的な言葉で支払いを促すというニュアンスで使用します。

一方、督促状では「督促」という法的な用語で、今後は訴えを起こすかもしれないという「催促」よりも少し強い意味がこめられます。

督促状と催告書の違い

督促状と似た意味で使われる催告書は、督促状よりも強く支払いを求める内容になります。

通常は、督促状を何度か送りそれでも支払われない場合に催告書が送られることが多いようです。

また、督促状が普通郵便であるのに対し、催告書は、内容証明郵便で送られることが多く確実に送付したことを郵便局が公的に証明する送付方法なので受け取っていないという言い訳ができなくなります。

督促状の書き方

ビジネスにおける督促状には決まったフォーマットや書き方はありませんが、通常のビジネス文書と同じように時候の挨拶などビジネス文書のマナーを守った文書が必要です。

督促状のフォーマット

督促状に必要な項目は以下を参照してください。

宛先
送付元
タイトル
督促内容

宛先

督促状を送る相手を記載します。
会社の場合は、会社名+部署+役職+担当者氏名、個人の場合は、住所+氏名

送付元

督促状を送る人の連絡先を記載します。
会社の場合は、会社名+部署+担当者氏名、個人の場合は、住所+氏名+電話番号など

タイトル

督促状などという直接的なタイトルにはせず、「商品代金お支払いの件」「融資のご返済について」などと客観的に記載します。

督促内容

具体的な督促の内容を記載します。通常のビジネス文書のように、拝啓~敬具などで時候の挨拶を入れることが一般的です。行き違いといったこともあるので、最初から強い口調で督促するのは避けた方が無難です。

再度督促状を送る場合

督促状を出しても相手が応じてくれない場合にが、再度督促状を送ることになります。

再督促の場合は、急いでいる感を出すために前文を省略し、前略~草々という頭語と結語を使うといいでしょう。

督促内容は、1度目よりも少し厳しく、応じない場合は法的措置を取らざるを得ないなど書くようにします。

ただし、相手が応じないからといってあまりにも強い口調だと今後の関係性が悪くなったり、脅迫と取られることもあるので文書の内容には十分注意してください。

督促状を内容証明で送る場合

督促状を何度か送付しても相手から応じてもらえない場合は、内容証明郵便で送ることを考慮します。

内容証明郵便は、郵便局が文書を出したことを公的に証明してくれるもので、証拠能力が高い方法です。

これにより、裁判などで相手側が「督促状が届いていない」といった反論もできなくなります。

督促状に関するQ&A

督促状にまつわる注意点や自分が督促を受けた場合の対処方法などを紹介します。

自分が督促状を受けた場合

督促状が届いた場合は、すぐに支払えば問題はありません。通常は、期限(税金などでは10日ほど)が記載されているので、その期限までに支払うようにします。

お金がなくて支払えない場合は、督促状に記載の連絡先に正直に支払えない理由を相談します。相手や理由によりますが、分割払いや支払期限の延長などを検討してくれることもあります。

督促状を無視するとどうなる?

督促状を無視するのは、一番ダメな対処方法です。

1度目の督促状を無視すると、少し強めの督促状や催告書が送付される上に、延滞金なども加算される場合があります。

さらに無視を続けると内容証明や裁判にまで発展することもあります。年金や税金などの場合は、無視を続けると銀行口座の凍結や差し押さえを命じられることもあるので注意してください。

固定資産税の督促状はいつくる?

固定資産税の督促状も税金と同じように20日間支払いがないと督促状を送るようになっています。

この20日というのは地方税法で決められていますが、行政によっては30日だったり期間は異なることもあります。

※ 以前私が、固定資産税を払い忘れたときは、期限後約30日で督促状が届き、延滞金などはなく10日以内に支払ってくださいと書いてありました。

督促状の納期限

督促状の納期限は、おおむね10日~30日と発行者によって異なります。

税金の場合は、地方税法で以下のように定められています。

「督促状を発した日から起算して10日を経過した日までに完納しないとき」は「財産を差し押さえなければならない」

電気料金の場合は、検針から30日以内が振り込み期限で、督促状が届き20日以内に入金しないとその後電気を停められるようです。(あくまで例なので、詳細な期間は電力会社によって異なります。)

まとめ

督促状は、商品やサービス、税金などの支払いを行わなかった時に送られてきます。

最初の督促状ですぐに支払えば問題ないことがほとんどですが、お金がないからと無視してしまうと、最悪の場合、給与や銀行口座の差し押さえをされてしまうこともあります。

支払いはできるだけ期限内に行い、税金を支払えない場合は担当の窓口に相談するようにしましょう。

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