顛末書の書き方やフォーマット アイキャッチ

会社でトラブルが起きたときに「顛末書の提出」を求められても初めての場合、どう書いたらいいかわかりませんよね。

顛末書を書くほどの大きな不祥事はなかなか無いので書き方を知っている人は多くありません。しかし、とりあえず出せばいいやと、適当な顛末書を作成するとやり直しになって無駄な時間を使ってしまいます。

そこで、この記事では顛末書の書き方や作成時の注意点を紹介します。顛末書の書き方やフォーマットを知って一度でOKをもらえる顛末書を作成しましょう。

顛末書の読み方

顛末書の読み方

顛末書は「てんまつしょ」と読みます。

「物事の顛末を説明する」などの例文を聞いたことはないでしょうか。

顛末(てんまつ)は「顛 (いただき) 」から「末 (すえ) 」までということで、物事の最初から最後までという意味になります。

顛末書とは

顛末書とは、トラブルや不祥事があったときに、その原因や状況といった事実を正しく報告するための文書です。

よく間違いやすいのは、顛末書は謝罪をする文書ではなく事実を把握するための文書ということです。そのため、顛末書は通常は社内に向けての文書で、謝罪は必要ありません。

※ただし社外向けに顛末書を作成する場合は、お詫びの言葉を記載する場合があります。

顛末書を作成する目的

顛末書を作成する目的としては、事実関係を明らかにして上司や会社が起こった問題を正しく把握するためです。

問題を把握することによって、今後同じことが起こらないように対策を立てるという意味合いもあるため、顛末書を詳しく正確に作成するというのは重要なことです。

提出するタイミング

一般的に顛末書を提出するタイミングは、不具合が起きているときではなく対応が終わって一段落した時です。

問題が起こっている最中に顛末書を作成すると、時系列に問題の状況を書くことができないため正しい原因と対策がとれないという問題がでてきます。そのため、問題が収束した後に再度提出するという二度手間になってしまうのです。

顛末書の書き方

顛末書の提出を会社から指示されるのは、発注ミスや納品ミス、システムの不具合や交通事故など業務において何らかの不具合や問題が生じた場合です。

顛末書の目的は、謝罪でなく状況の説明や原因と対策といった今後のための記録と考察なので、抽象的な内容ではなく具体的に起こった事実と状況を分析した上での作成者の考えを中心にします。

また、記録として残すという側面も大事なため、なぜその不具合が起こったかの因果関係がわかるように順序だててまとめることも必要です。

社内向けのフォーマット

顛末書のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。

一般的な社内向けの顛末書のフォーマットとしては、提出日(作成日)、宛先、提出者、タイトル、内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。

提出日

顛末書を提出する日付です。日付の指定がある場合はそれに従います。

宛先

顛末書を提出する人の役職と氏名です。社内向けでは所属(役職)と氏名だけでいいでしょう。
誰宛にするかは、社内規定に従います。

提出者

顛末書を作成した人の所属と氏名です。押印は会社によって違います。
作成時に聞いておきましょう。

タイトル

顛末書とだけ書きます。一般的にはタイトルには何に対する顛末書か書書ないことが多いです。

内容

顛末書のフォーマットとしては、何の顛末書かの概要を書いてから、記~以上に状況や原因を記載していきます。具体的に何を書くのかは、顛末書の種類によってかわるので例文を見て参考にしてください。

なお、顛末書の例文やテンプレートは以下の記事で紹介しています。

社外へのフォーマット

顛末書は、通常は社内向けの文書なので社外に提出するということはあまりありません。(社外へは始末書や詫び状などの文書を作成する)

しかし、社外へ顛末書を作成する場合もまれにあります。その場合の顛末書のフォーマットは、社内向けとほとんど同じです。

社外向けで大きく異なるのは簡単な挨拶文を入れること、トラブルの内容によってはお詫びの言葉を入れることです。

顛末書に使用するフォント

顛末書に使うフォントは特に決まりはありませんが、ある程度固めの文書なので明朝系のフォントの方が適しているでしょう。

Windowsの場合は「游明朝」、Macの場合は「ヒラギノ明朝」などで作成するといいでしょう。

明朝体の例

顛末書のフォント 明朝

ゴシック体の例

顛末書のフォント ゴシック

顛末書と始末書の違い

顛末書と始末書の大きな違いは、始末書は本人の過失で問題が起こったときに謝罪をすることが目的ですが、顛末書は謝罪ではなく、なぜ問題が起こったのか原因を分析して今後の再発防止のための文書です。

また、始末書は謝罪の意があるので、社内と社外のどちらにも提出することがあります。一方で、顛末書は社内での対策が本意のため、社外への説明やお詫びは始末書や詫び状という名称で提出することが多いです。

顛末書
事実を報告することが目的
基本的には社内向け
始末書
謝罪をすることが目的
社内、社外どちらにも提出する

まとめ

顛末書は、会社で問題が起こった時に、その状況や原因、などの事実を明らかにするための文書です。

謝罪が目的ではなく、事実に対する対策を講じるための文書なので具体的に5W1H形式で詳細を報告します。特に、文書で長々と書かずに箇条書きや別記などを使い報告先の上司や会社が問題点を把握しやすような顛末書を作成してください。

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