謝罪文をメールで送付する場合は、文章を見るタイミングが相手にゆだねられるため、相手の反応によって弁明したり、補足することができません。
そのため、メールで謝罪文を送る場合は慎重に行う必要があります。今回は、謝罪文のメール例文を状況別に紹介します。
目次
謝罪文のポイント
トラブルが起こって相手に謝罪をするときは、相手側に出向くか電話でお詫びをするのが基本です。しかし、予定が会わなかったり相手が不在の場合、メールで謝罪文を送付することもあります。
謝罪文はすぐに送る
問題が発生した場合、すぐに相手に報告とお詫びメールを送付します。問題の内容によっては、メールよりも電話や直接訪問などが適している場合もあるので何が良いか冷静に判断しましょう。
問題が起こってから、謝罪までの時間が長すぎると問題がさらに大きくなってしまうこともあります。自分だけでは判断できない場合は、上司に相談して判断を仰ぎます。
トラブルの原因を正しく伝える
謝罪メールを送る場合は、単なる謝罪だけでなくどのような理由で問題が発生したのかを、わかりやすく報告します。
相手は、謝罪はもちろんですが、なぜ問題やミスが起こったかの原因を知りたい場合がほとんどです。今後同じような問題を起こさないために問題の詳細を説明します。
問題の原因がまだわかっていない場合は、取り急ぎの謝罪文を送付し、後で問題の経緯を報告すればいいでしょう。
今後の対策を説明する
問題の原因を説明した次にどのように問題に対処したかを説明します。完全に対策が難しい場合は、そのように説明すればいいですし、対策に時間がかかる場合は、そのように説明します。
社内対応を事細かに説明する必要はありませんが、ある程度相手が納得し今後は大丈夫と思ってもらえるようような対応が必要です。
謝罪メールのフレーズ
謝罪メールを書くときによく使うフレーズを紹介します。お詫びメールは、相手に失礼の無いように丁寧で正しい表現を使う必要があります。
お詫びのフレーズ
ビジネスでのお詫びは、「すみません」「ごめんなさい」といった表現ではなく、「申し訳ありません」などの文章に適した表現を使用します。以下はお詫びの際によく使われるフレーズですが、問題の大きさにより「大変」や「深く」などを付ける場合もあります。
- 申し訳ありません
- 申し訳ございません
- 失礼いたしました
- ご迷惑をおかけしました
- ご迷惑をおかけして申し訳ありません
- お詫び申し上げます
- 反省しております
- 謝罪いたしま。
- お詫びの言葉もございません
- ご容赦くださいませ
- 弁解の余地もございません
- 面目次第もございません
文末に使うフレーズ
お詫びメールに限らず、メールの文末には以下のようなフレーズを使用します。
- ～でございます
- ～と存じます
- ～いたします
打診・依頼
お詫びメールを送る場合、相手に依頼や打診をする場合もあります。以下のようなフレーズを使うと丁寧に感じられるでしょう。
- 恐れ入りますが～
- 恐縮ですが～
- もしよろしければ～
- お手数ですが～
- ～いただくことは可能でしょうか
- ～いかがでしょうか
- お願い申し上げます
お詫びメールの例文集
お詫びメールは、相手や状況によって書き方が変わってきます。謝罪する場合は、いつもに増して誤字や脱字、失礼な言い回しが無いか十分に注意する必要があります。以下では、状況別のお詫びメールの例文を紹介するので参考にしてください。
製品不良時のお詫び
〇〇様
いつも弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
このたび、〇月〇日付で納品いたしました弊社製品「〇〇〇〇」の中に不良品が含まれておりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
さっそく本日付で代替品を配送させていただきました。大変お手数ですが、お手元の不良品は着払いにてご返送いただけますようお願い申し上げます。
弊社では、以後不良品をお届けすることがないよう、製品チェック、配送管理の体制を徹底する所存でございます。
今後二度とこのようなことがないよう細心の注意を払ってまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
納期遅れの謝罪
株式会社△△△△
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
このたびは、〇〇の納品が予定より遅れてしまい誠に申し訳ございませんでした。
弊社の納品遅れにより貴社に多大なご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。
従来、配送管理については十分に気を付けておりますが、今回どの段階でミスがあったのか原因を入念に調査しております。
今後はこのようなことがないよう十分留意してまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。
お客様への接客の不備
〇〇様
平素より、大変お世話になっております。
〇〇店 店長の〇〇と申します。
この度は、弊社従業員の接客において不手際がございましたこと、謹んでお詫び申し上げます。
私どもの監督不行き届きにより〇〇様にご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません。
早速、本人に厳重に注意するとともに店舗全体でも、お客様に気持ちよくご利用いただくよう気を引き締めて接客にあたるよう改めて指導いたしました。
本人もこのようなことは二度と繰り返さないと深く反省しております。
どうかご寛容を賜りますよう伏してお願い申し上げます。
至らぬ点が多々あるとは存じますが、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。
システム障害時のお詫び
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
平素は、弊社〇〇サービスをご利用いただきまして誠にありがとうございます。
〇月〇日〇時～〇月〇日〇時頃にかけて〇〇サービスにアクセスできない障害が発生いたしました。
お客様には、ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
原因を調査したところ、弊社〇〇が故障したことに起因する障害と判明いたしました。
〇月〇日現在は、不具合の解消が完了しサービスが正常に稼働しておりますのでご安心ください。
今後このようなことがないようシステムの安定化を行っておりますので、今後とも弊社サービスをご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
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