納品書は必ずしも必要な書類ではありませんが、商品を届けたという証明になるため納品後のトラブルを防ぐことができます。
今回は、納品書の書き方について注意点や必要性とともに紹介します。知っているようであいまいな納品書の作成方法を確認しておいてください。
納品書とは
納品書とは、商品やサービスを届けた際に発行する書類です。納品書によって、提供した商品やサービスの内容や数量、日付などを確認することができます。
納品書と受領書との違い
納品書と受領書の違いは、それぞれの書類を渡す対象の相手が異なります。
納品書は、商品の提供した際に明細を注文者に渡します。一方、受領書は、商品を受け取った際に受領した証明として渡します。
納品書の書き方
納品書は公的に義務づけられた文書ではないため、定められたフォーマットや書き方はありません。ただし、納品書は注文書と対をなす書類であることから、通常は注文書と同じような項目で作成されることが多いです。
以下は、一般的な納品書で記載される項目です。これをベースとして納品書を作成するといいでしょう。
また納品書のテンプレートについては、こちらで紹介しています。
納品書に記載する項目
納品書は、見積書や請求書などと同様に日付や納品先、納品明細など最低限必要な項目があります。業種や業態によっては、以下の項目以外にも書いておくべき項目もありますが、まずは基本的な項目を抑えてください。
納品日(出荷日)
納品書に記載する日付は、通常は商品を納品した納品日を記載します。
ただし、配送で納品する場合は納品日が確定できないため出荷日にすることがほとんどです。
納品書番号
納品番号は、納品書を発行するときに他の取引と混同しないために一意の番号作成し記載します。
番号の規定は特にないため、自社でわかりやすい番号を作成します。
(例：20220208-1 2022年2月8日の1番目の納品書)
納品先
納品を行った相手先の会社名や個人名を記載します。会社名の場合は、株式会社、有限会社などを省略せず「御中」をつけます。
個人の場合は、「様」をつけることを忘れないでください。
納品元
納品を行う自社の情報を記載します。会社名(個人名)、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、担当部署、納品担当者名などを入れることが一般的です。
納品明細
実際に納品した品名や品番、数量や単位、金額などの明細を表として記載します。納品明細は、分割での納品でなければ、見積書の内容と同じになります。間違いがないように納品するまでに確認しておくといいでしょう。
金額
納品書にも納品した商品の金額を記載します。また金額の最後には小計と消費税を計算し合計します。
納品書の記入例
- 出荷日(納品日)
- 納品先
- 合計金額
- 納品元
- 納品明細表
出荷日もしくは、納品日を記載します。
納品先を記載します。個人の場合は「様」、法人の場合は「御中」になります。
納品した商品の総額と消費税額の合計を記載します。
納品元の連絡先と担当者名、角印を押印します。個人の場合は、連絡先と氏名、認印を押します。
今回納品する商品やサービス名と数量、単価、金額を明細にします。
納品書作成時の注意点
納品書に複雑なルールはありませんが、作成する場合に注意すべき点がいくつかあります。
納品書に押印は必要か
納品書には、必ずしも押印が必要ではありません。しかし、日本の商習慣として納品書などの書類には印鑑を押すことがあたりまえになっているため、必ずしも必要ではないが押しておいた方がいいということになります。
また、相手先のルールとして押印が必要となっている場合もあるので押印しておいた方が無難です。
封筒に「納品書在中」と書く
納品書を郵送する場合には、封筒の左下に「納品書在中」と手書きもしくはスタンプで表示しておきます。
これは必須ではありませんが、相手に納品書と知らせることで適切な担当者に届きやすい、また誤って破棄されにくくなります。
書式は会社で統一する
納品書を作成する場合は、会社として納品書の書式（フォーマット）を統一します。
担当者ごとに異なったフォーマットにしてしまうと、受け取った相手が混乱してしまうため一度フォーマットを決めた場合は、必要な人に展開しておいた方がいいでしょう。
まとめ
今回は、納品書の書き方や記入例、注意点などを紹介しました。
納品書は、商品やサービスを提供したときに確実に注文された内容が揃っていることを証明するために重要な書類です。
納品後に無用なトラブルを起こさないように、納品書を渡し受領書を受け取っておくといいでしょう。
