「内定通知書」は、書類選考や面接で採用することに決めた応募者に対しを送付する書類です。
新卒採用や中途採用時に使える内定通知書テンプレートword版を無料ダウンロードできます。
内定通知書テンプレート
内定通知書のテンプレートは、応募者に関わらず基本的なフォーマットは同じです。新卒者に対する内定通知書と中途採用者に対する内定通知書では文言や提出してもらう書類が若干異なります。
中途採用
中途採用時に使用できるシンプルな内定通知書のワードテンプレートです。新卒時と大きくは変わりませんが、文言と期待の言葉が若干異なります。
新卒採用
新卒者への内定通知では、応募と来社のお礼の言葉が中途採用者と若干異なります。以下のテンプレートでは、新卒採用時の内定通知書の例文が記載されています。
採用通知書テンプレート
採用通知書テンプレートでは、採用後の待遇を記載しています。部課や給与、賞与、試用期間などの条件や待遇面を通知書に添付しています。
待遇は、通常は「労働条件通知書」として送付されることが多いですが、内定通知書に書く場合もあります。
内定通知のメール例文
内定通知書を送付する前にメールで通知する場合もあります。その場合のメール文例を紹介します。
件名：採用内定のお知らせ
〇〇 〇〇様
株式会社〇〇〇〇人事部の〇〇と申します。
先日は、当社の採用面談にお越しいただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様の採用を内定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、内定通知書および入社に必要な書類を本日発送いたしました。
〇月〇日(〇)までに、必要事項をご記入の上、署名捺印し同封の返信用封筒にて
ご返信くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご不明な点があれば遠慮なくご連絡ください。
〇〇様と共に働ける日を、社員一同心待ちにしております。
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<署名>
内定通知書の書き方
内定通知書には、決まったフォーマットというものはありませんが、以下のような項目やその一部が記載されることが多いです。
- 時候の挨拶
- 採用試験の応募に対するお礼
- 採用内定の連絡
- 同封書類
- 返送書類の期限
- 入社日
- 問い合わせ先
- 待遇や労働条件
上記の項目すべてを記載しなければならないわけではありません。同封書類は別途送付する場合はその旨を、待遇や条件は「労働条件通知書」として後で提示する場合もあります。
厚生労働省に掲載の採用時に明示しなければならない書類としては、以下のように労働条件を明示する必要があるとされています。
採用時に明示するもの 厚生労働省
記入例・サンプル
日付
内定通知書を発行した日付を和暦で右に寄せて記載します。
宛先
内定者の宛名を記載します。ここは絶対に間違えないようにしてください。旧字の漢字などは特に間違いやすいので注意が必要です。
企業名と代表者名
日付の下に、企業名と代表者の役職と氏名を記載します。企業によっては、代表者ではなく人事部長や採用担当者名を記載する場合もあります。
内容
内定通知書に記載する内容としては、時候の挨拶からはじまり、応募のお礼、採用内定の決定、お祝いの言葉などがあります。内容の例としては「記入例」を参照してください。
同封書類
内定通知書と同時に郵送する書類がある場合は、同封書類として記載します。内定通知書に同封する書類としては、誓約書、労働条件通知書、身元保証書などがあります。
返信先の宛先
書類を返送する必要がある場合は、返信用封筒に記載しておくことが一般的ですが、念のため返送先の宛先を記載しておくほうが親切です。
今後の予定
入社前の面談、入社手続き、入社前研修など内定者の今後のスケジュールが決まっている場合、内定通知書に記載しておきます。
担当者の連絡先
内定や入社についての疑問や相談などがある場合に問い合わせをする連絡先を文書の内定通知書の最下部に記載します。連絡先は、担当部署、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
よくある質問
内定通知書を内定者に出すタイミングは、会社として内定を決めて、電話もしくはメールで本人に内定を伝え、入社の意思を確認したら押印し速やかに本人に郵送します。内定を承諾した場合、内定者から受託印を押されて返送される流れになります。
「採用通知書」と「内定通知書」は同じように採用試験に合格して採用が決まった時の文書と考えられることもありますが、「採用」は企業からの一方的な合格の通知であり、「内定」は企業と応募者の双方が労働契約に合意したときに使われます。
内定通知書は、文書で送付するのが一般的ですが、最近では内定通知をメールの送付だけで済ます企業も増えています。メールで内定通知書を送付する場合は、内定したことの通知の他、提出書類や次回の日程などを合わせてお知らせする必要があります。
労働条件通知書は、労働の期間、就業の場所、休憩時間、休日、給与などの労働をする上での条件を細かく記した文書です。一方、内定通知書は、あくまでも内定を決めたというお知らせのための文書なので、細かい条件などは記載せず内定を決めたという通知だけになります。
まとめ
内定通知書や採用通知書は、企業への応募者に対し採用決定を通知するものです。しかし、文書の送付が遅かったり、誤字脱字など正しく書かれていないと、内定者が不安になってしまうこともあります。
内定者が不安に感じないように、内定が決定したら、内定通知書は素早く正確に送付しましょう。
今回紹介したひな形は、シンプルながらも必要事項が記載されていて便利です。自社用に修正して会社で使用する雛形として利用してください。
