ビジネスにおいて、相手にお願いをする場合や、要望を伝える場合には、依頼文を送ることが一般的です。
依頼文の作成は、重要なポイントに注意すれば簡単ですが、初めての場合は何から書き始めていいのかわかりません。今回は状況別の「依頼文テンプレート」を例文付きで紹介します。
依頼文テンプレート
状況別に作成する依頼文テンプレートを紹介します。依頼文は、特にデザインが必要ないので、ワード文書に挨拶文と依頼内容を丁寧に書いていきます。
見積り書送付のお願い
見積り書送付のお願いをする依頼文テンプレートです。新しく商品の購入を検討し、別記で条件を記載して見積りを依頼します。
見積依頼書テンプレートは以下で紹介しています。
見積依頼書テンプレート
見本送付のお願い
新規取引時に商品サンプルを見本として送付してもうらう依頼文テンプレートです。サンプルが有料か無料か不明なので、有料の場合は請求書を同封するように依頼します。
新規取引のお願い
新たに取引をお願いするための依頼文テンプレートです。簡単な自社の説明と、取引をしたい理由などを簡潔に記載しています。
取引先紹介のお願い
取引先の紹介をお願いするための依頼文テンプレートです。サンプルでは、紹介してほしい理由として商品販売の好調での販路拡大としています。
仕入れ価格改定のお願い
今までの仕入れ価格を値下げしてもらうようお願いする依頼文テンプレートです。例文では、値下げを承諾してもらうために、他社の価格や業界同動向を簡単に説明しています。
在職証明書の依頼
退職してから、在籍していた会社に在職証明書を依頼する場合は、総務や人事に文書でおこないます。
在職証明書の依頼については、以下の記事で紹介しています。
在職証明書の会社への依頼文
アンケートのお願い(社外)
スキンケア製品のアンケートをお願いする依頼文テンプレートです。アンケートをお願いする場合は、相手の負担にならないよう丁寧にお願いをすることが大切です。できれば、何かお礼があると回答率が高まるでしょう。
アンケートのお願い(社内)
社内で何かを導入する際に実施するアンケートの依頼文テンプレートです。文書内にアンケートを記載しています。
講演のお願い
社外から講師を招いて講演をお願いする依頼文テンプレートです。なぜ相手に依頼したのかを、著書や過去の講演などの感想と伴に述べると依頼を受けてくれる可能性が高まります。
別記では、講演テーマや報酬などの詳細を書いておくと相手も返事がしやすいでしょう。
仕事の依頼
仕事の依頼を文書で送付する場合の依頼文テンプレートのサンプルです。この例文では、会社案内の作成依頼で、依頼内容、部数、納期、予算などを箇条書きにしています。
送金のお願い
請求書を発行したが、取引先が代金の支払いを行わない場合の依頼文テンプレートです。確実に納品した旨と、請求書をいつ発行したかを明記し、いつまでに振込をしてもらいたいかを記載します。
請求書確認の依頼
取引先から、請求書が届いたが内容が誤っている場合に、確認と再請求をお願いする依頼文テンプレートです。自社の帳簿をもとに請求書の内容を確認した上で取引先にも再度確認をしてもらうように促します。
商品カタログの送付依頼
企業へ商品カタログの送付をお願いする場合の依頼文テンプレートです。取引関係が特にない為、突然の連絡を詫びるとともに、商品カタログの送付をお願いしています。
パートナーシップ締結依頼
提携目的と理由を短く説明し、進め方や具体的なミーティング日時を記載する場合もあるパートナーシップ締結の依頼文テンプレートです。
サンプル品の提供依頼
サンプル品の依頼文テンプレートです。製品への関心と試用による販路・取引拡大の可能性を説明し、送付先住所も明記することで相手に丁寧な印象を与えます。
見積依頼書テンプレート
見積依頼書のテンプレート４種です。内容は、見積りを依頼する商品の数量や単位、取引条件などを記載する欄があるのは同じで、レイアウトが異なります。
依頼文の書き方
依頼文には定型のフォーマットというのはありませんが、ビジネス文書として件名(タイトル)、頭語、時候の挨拶、実際の依頼内容、条件といったある程度決まった形式で作成することが相手に失礼にならない依頼文の書き方です。
依頼文の基本構成
依頼文の基本構成としては、以下の項目を記載すればいいでしょう。
- 件名(タイトル)
- 前文
- 依頼内容
- 末文
- 条件（期限、依頼料、場所など）
特に、依頼内容については丁寧な表現で事実を簡潔にまとめることで相手に良い印象をもたれます。
依頼文の注意点
依頼文は、相手にお願いをする文書なので命令口調にならないように丁寧に作成する必要があります。
依頼文やお願い文書は、通常は書く機会が少ないので書き方を間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまうので注意しなければなりません。
- 文章は簡潔に
- 依頼内容は別記
- 低姿勢でお願いする
お願い文書は、お願いした経緯や理由などを書くのが一般的ですが、依頼を受けてほしいために回りくどい表現や、長々と理由を書き連ねてしまうことがあります。
相手も、そんなに長い文面を読みたくはありませんので最低限の経緯と理由にまとめ、簡潔にわかりやすく書く工夫が求められます。
依頼内容は、本文に簡潔に書きますが、期日や場所などの詳細は別記に記した方が読みやすいです。
特に不特定多数に出す場合の依頼文書は、返信方法、締め切り、問い合わせ先なども明記しておくと受け取った側が迷うことがなく応じてもらえる可能性が高まります。
依頼文書は、相手にメリットをもたらすこともありますが、相手に負担を強いる場合もあります。
相手にお願いをするためできるだけ低姿勢で「お願いをする」立場を崩さないことが大切です。特に社内向けの依頼文では、命令口調になってしまう場合もあるので気を付けてください。
依頼文のよくある質問
依頼文の書き出しは、まず相手への敬意を示す挨拶から始めます。その後、自己紹介と依頼の目的を明確に述べ、具体的な依頼内容へと進みます。
作業依頼書は、相手に作業を間違いなく行ってもらうために作業の目的、作業内容を必ず記載します。その他、必要に応じて作業期間や作業時間、注意事項、報酬などを記載すればいいでしょう。
丁寧な依頼の仕方は、まず相手の立場を尊重し、依頼内容を明確に伝えることです。また、依頼が受け入れられた場合の相手の利益や価値を明示すると良いでしょう。
新規取引のお願いの例文は、自社の紹介から始め、取引を希望する理由とその利益を明確に述べます。その後、具体的な取引内容と期待する結果を詳細に説明します。
依頼文の基本的な構成は、挨拶、自己紹介、依頼の目的、具体的な依頼内容、依頼の理由や背景、依頼の期限、そして結びの言葉から成り立っています。これらの要素を含めることで、相手に対する敬意を示し、依頼が明確に伝わるようにします。
まとめ
今回は、顧客や取引先などに何かをお願いする際の依頼文テンプレートを紹介しました。
ビジネス文書は一般的に丁寧な表現を心掛けますが、相手にお願いをするため依頼文ではさらに配慮が必要です。
お願いを一方的に記述するだけではなく、依頼の理由や経緯を明確に説明することで、受け取り側も快く受け入れることができるでしょう。
