見やすい議事録を作成することは、会議の記録を残したり、会議に欠席したメンバーに共有するという点でとても重要です。見やすい議事録を作るには、規定のフォーマットを使うと統一感がでて手間も省けます。
そこで今回は、議事録フォーマットとエクセル・ワードのテンプレートを紹介します。
議事録フォーマット
議事録には決まったフォーマットはないので、それぞれの会社で必要な項目を作成します。しかし、ある程度は議事録によく使われる項目が決まっています。
まずは一般的な議事録の書式とフォーマットを頭に入れてから必要な項目を追加していくと効率よくオリジナルの議事録を作ることができます。
議事録に必要な項目
作成日
作成者 部署+氏名
概要
日時
場所
出席者
議題
内容
決定事項
ToDo
備考
添付資料
次回予定
次回予定日時
次回予定内容
承認欄
作成日
議事録を作成した日付です。
会議日と同じとは限りませんがなるべく早めに作るのが望ましい。
この議事録を作成した人の部署名と氏名。
概要
どのような会議かという会議の内容の概略を記入する。
日時
会議を行った日付。必要があれば時間も記入する。
場所
会議を行った場所。
出席者
会議に出席した人の氏名を列挙する。
人数が多そうなら、多めに枠を取る。
議題
会議で話し合われる内容。
１つのことも複数のこともあるので、複数の場合は列挙する。
内容
会議で話し合われた内容を記述する。
長々と文章で記述するよりも、簡潔に箇条書きにした方が後で見やすい。
決定事項を別の欄に記述する場合は、内容だけで決定事項は書かない。
決定事項
最終的に、会議で達した結論をまとめる。
意外にも結論が出ないということもあるので、決まったこと決まらなかったことも書いておくと後で見返したとき便利。
ToDo
会議の結果を受けて、誰が何をいつまでにやるのかを記述する。
備考
内容や決定事項などに記入しなかった項目をここに書いておく。
なくてもよいが、あとから書き足したいこともあるので合った方が便利。
添付資料
会議に提出された資料があれば記述しておく。
次回予定日時
次回に会議が開催されることが決まっている場合は日時を記入。
次回予定内容
次回の会議の内容がわかっている場合は記入。
承認欄
上長に議事録の内容を承認してもらう場合の承認欄。
議事録の記入例とサンプル
議事録を実際に書く時の基本は、会議の決定事項の記録と情報共有を意識することです。会議に出席している人たちには当たり前のことでも、後から読み返したり、その場にいなかった人にはわかりにくいことがあるため、できるだけわかりやすく書くことが求められます。
議事録テンプレート
社内、社外の会議の時に必要な議事録フォーマット・テンプレートが無料ダウンロードできます。
Microsoft excel版とword版があり、カラーの無いシンプルなものから、デザインのあるおしゃれなものまで自分の会社の規定やプロジェクトに合わせて利用してください。
基本項目
エクセルやワードなどのアプリを使わずにテキストファイルで議事録を作成する場合は、テキストで簡潔に記すことが大切です。テキストに議事録を書く場合に必要な項目には以下のようなものです。
- 作成日
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議題
- 内容
- 決定事項
- 次回日時
- 次回内容
エクセル・ワード版
以上の項目を基本に会議やミーティングで使えるシンプルなテンプレートを紹介します。A4縦型の見やすい議事録テンプレートを用意しました。議事録がうまく書けない場合は、これらを元にして作成してください。
A4横タイプ
議事録とは
議事録は、会議やミーティング、打ち合わせの際に、その内容や出席者、決定事項などを記録した文書です。議事録の詳細度は、会社の方針や目的に応じて異なります。
議事録の目的と重要性
議事録の目的を理解する前に、その重要性を把握しておくことが重要です。議事録は、会議やミーティングの内容や決定事項を記録するための文書です。
会議の内容や決定事項については、「参加者はすでに理解しているため、議事録は不要」という考えがありますが、実際には議事録が重要な役割を果たしています。
例えば、欠席した人に情報を共有するためや、後で内容を忘れた場合に参照できるようにすることもあります。このように、議事録は会議の進行や結果を追跡し、参加者や関係者に情報を提供するための重要なツールです。
議事録の目的
・ 会議に出席していない人にも共有する
議事録の書き方とコツ
会議やミーティングで議事録を書くことは非常に重要です。議事録を書くことで以下のような目的を達成することができます。
会議に出席しなかった人にも内容を伝える
会議での決定事項を後で参照できる
フォーマットを統一する
議事録のフォーマットが社内で決められていない場合、それぞれの記録者が自分の使いやすいフォーマットで議事録を書いてしまうことがよくあります。
議事録がバラバラの書式だと、後から見返したときに読みにくいばかりか、必要な項目がなかったりするので会社に統一されたフォーマットがない場合は、どの書式を使うのかを始めに決めておくといいでしょう。
目的を明確にする
目的を明確にしておくと、後から読み返したときに何の議事録か、結果はなにかがわかりやすくなります。
何時間も会議をして結局何の会議だったのかわからなかったというのはよくある話です。前回の話を繰り返すといったことも避けるために、次回のテーマや目的などもきちんと記しておくと無駄な時間をさけることができます。
不明点はその場で確認する
不明点が多い議事録は、取ってないのと同じで後から読み返したときに読みにくくなります。
特に新人の場合は議事録をとっていると、書くことに夢中で聞き漏らしたり、何が議題なのかわからないまま書き続けるということがおこります。後になってからは、忘れてしまうことも多いので、議事録はその場で書き、不明な箇所は確認しておきましょう。
会議でのメモの取り方
議事録は、会議中に作成したメモをもとに作成します。メモを取っていないと、よほど記憶力の良い人でないかぎり、どのような内容で同決定したか覚えておくことが難しいでしょう。
メモを取る際のポイント
会議の議事メモを取る際に効率的に行うコツを知っておけば、書き漏れやメモを取るのに忙しく会議にうまく参加できなかったという失敗を防ぐことができます。
2. 会議の資料に先に目を通しておく
3. メモはきれいに書かなくてもよい
会議のテーマ、目的、ゴールを把握しておく
議事録を書くのが上手い人は、あらかじめ会議のテーマ、目的、ゴールを明確にしているのでメモを取るべき場所が自ずとわかります。会議の目的やゴールがわからない場合は、先に主催者に確認しておくことで、ある程度の概要は把握できます。
会議の資料に先に目を通しておく
会議に資料がある場合は、先に資料を手に入れておくと会議の内容ばかりに集中することなくメモを取ることができます。できれば、資料に目を通しておき、気になった点にメモをしておけば、会議中に余裕がうまれます。
メモはきれいに書かなくてもよい
議事録で会議の内容を整理するため、メモ書きまできれいに書く必要はありません。矢印や記号などの図形で表現するなど独自の言語で自分がわかるように印をつければOKです。議事録の作成が早い人は、丁寧に書いていては追いつかないため、重要ポイントを自分がわかるように記録しています。
議事録用の音声認識ツール
議事録はエクセルやワードで作成するという企業が多いですが、議事録を音声認識で自動的に作成してくれたり、議事録の履歴をWebで共有可能という便利なサービスなども提供されています。
ここでは、そんな議事録を作成するのに便利なツールを紹介します。
Googleドキュメント
Googleドキュメントの自動文字起こし機能を使えば無料で議事録の作成が楽チンに！GoogleドキュメントはMicrosoftのWordに似たテキストエディタですが、ネットで共有することもできるので、音声認識で作成、共有がスムーズでおすすめです。
だだし、音声認識は、さすがに完ぺきではないので見直しと修正はある程度必要です。それでも、誰かがずっと記録係をする必要もなくなり議事録の作成はかなり効率がよくなります。
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
GIJI
音声認識ができるWebで議事録を作成するためのツールです。日本語・英語・中国語・韓国語の4各国に対応しているので、海外との打ち合わせにも問題なく利用できます。
音声認識マイクで発言者の音声を認識し、次々に発言をテキスト化。記録係が、議事録を一生懸命書かなくとも自動的に議事録が完成してしまいます。
クラウド型のツールなので、作成中の議事録は各メンバーとリアルタイムで共有が可能、会議中にも全員で同時編集できるので会議が終われば議事録を共有と承認が楽になります。
COTOHA Meeting Assist
NTTコミュニケーションズ株式会社が提供している「COTOHA Meeting Assist」は、人工知能により会話をテキストに変換する議事録自動作成ツールです。
月額5万円～(ディスク容量や録音時間で異なる)と費用はかかりますが、定例のミーティングが多いなど議事録を作成する機会がある会社では重宝するかもしれません。
また、日本語、英語、中国語など10種類の言語に同時翻訳が可能なので、海外との会議も通訳や翻訳ソフトを介さずにスムーズに行えるのが強みです。
Smart書記
Smart書記は、会議や取材、講演などの記録が必要な場面でマイクから収音した音声を、AIによる音声認識でテキスト化するソフトです。
クラウド型なので、PC、タブレット、スマホなどの環境で使用可能。また、話者が複数でも会話が一つの収録としてリアルタイムに共有できます。
費用は月200時間で10万円と他のツールよりかかりますが、初期費用や保守費用なし、利用人数は無制限なので用途があえば、決して高いとはいえないでしょう。
AmiVoice
アドバンス・メディアの音声認識技術 AmiVoiceは、会議・講演会・インタビュー等の発言を自動でテキスト化してくれるソフトウェアです。
ディープラーニング技術によって、高い文字認識率があり、面倒な文字起こし業務を機械に任せることが可能。議事録作成業務の負担軽減、コスト削減、スピードアップができます。
https://www.advanced-media.co.jp/
まとめ
今回は議事録について、書き方やフォーマット、テンプレートを紹介しました。
議事録で大事なのは、
会議の目的を明確にしておくこと
不明点はその場で確認する
といった３つのことです。これらのポイントを抑えることで、会議の目的や結果を共有でき、時間ばかりで何が決まったのかわからないという会議を避けることができます。
打合せ議事録のフォーマットやテンプレートに関しては、このページでも無料でダウンロードできるので自社の統一した議事録の作成に役立ててください。
