会社の業務中に起こしてしまった重大なミスやトラブル時に始末書を要求されることがあります。

始末書を書いた経験がある人は多くないため、どのように書くかわかりませんよね。

そこで、今回は始末書の正しい書き方を見本を参考に解説します。

始末書の書き方

始末書は、業務中に起こしたトラブルに謝罪し、今後は同じ間違いを起こさないように決意を述べる文書です。

始末書には決まったフォーマットがないため、自由に書くことがでいますが、ある程度の指針がないとどのように書いたらいいかわかりません。

以下では、始末書によく使われる項目や基本的な書き方を紹介します。

始末書は、一般的に「手書きで書く」とされることが多いため、始末書を要求された場合にはどちらで書くべきか、提出を求められた人に確認しておいた方がいいでしょう。

始末書のフォーマット

始末書のフォーマットは、はっきりと決まっていません。会社によっては始末書用の定型のフォーマットがある場合もあるので、作成前に上司や担当の部署の社員に聞いた方が後でやり直す手間が省けます。

一般的な始末書に記載する項目としては、以下のような項目があります。特に項目をわけずに、手紙のように始末書を書くことも多く、その場合は、以下の項目を文章に盛り込むと書きやすくなります。

日付
宛先
所属
氏名
トラブルの内容
原因
謝罪や反省
再発防止の誓い
寛大な措置のお願い

始末書を書く場合は、トラブルやミスの重大さを認め、反省するとともに二度と間違いを起こさないように誠意を伝えることが大事です。

日付

日付は、提出日を記載します。ミスや不祥事を起こした日付ではないので注意してください。

宛先

宛先は、会社の場合は代表取締役ですが、大きな組織の場合は支社長、工場長、所長など異なる場合があるので確認してください。

所属

自分の所属している部署名を記述します。

氏名+押印

自分の氏名と押印をします。パソコンで作成しても氏名は手書きの場合もあります。

トラブルの内容

いつどんなミスや不祥事を起こしたのかを最初に記述します。

原因

どうしてそのミスが起こったのかを客観的かつ具体的に記述します。

謝罪や反省

自分の非を認め誠実に謝罪の言葉を述べます。

再発防止の誓い

二度と起こさないように近い、対策ができるならそれも合わせて記述します。

再度の謝罪や寛大な処置のお願いなど

文章の流れや、事の重大さなどを考慮して再度の謝罪や寛大な処置をお願いして文章を締めます。

始末書の見本

始末書の見本

 
始末書を書く時は、このような流れになるのが一般的ですが最初はわかりにくいと思うので、テンプレートなどを活用してどのように書けばいいのか参考にしてください。

事故による無断欠勤の始末書 | 文例・テンプレート

始末書の宛名

始末書の宛名は、会社のトップである代表取締役にする場合がほとんどです。しかし、組織の大きさや形態によっては、工場長、支店長といった組織の責任者に提出するという場合もあります。

初めて書く場合は、わからないと思うので始末書の提出を求められた人に確認するのが間違いがありません。

始末書に使用する用紙

始末書に使う用紙は、無地か罫線の入ったA4もしくはB5サイズが適切です。手書きの場合は罫線が入っている方が字が揃いやすいので整って見えます。

いうまでもありませんが、イラストの入った便箋やカラー用紙、メモ用紙などは使用しないように注意しましょう。

始末書を提出するときの封筒

始末書を提出する場合は、始末書を書いた紙をそのままで出してはいけません。辞表を提出するときのように封筒に入れて提出するのがルールです。

作成した始末書を無地の白封筒に入れて表面には「始末書」とだけ書き、裏面にはあなたの所属部署と氏名を書きます。

封筒の大きさは長形の細いものを使用します。

始末書を書く時のポイント

始末書を書く際のポイントは、とにかく誠意を尽くすことです。誠意があれば、提出は早く、文章に反省を込める、再発防止策を丁寧に説明するという基本的なことができるはずです。

  • 始末書はできるだけ早く提出する
  • 弁明をせず、心からの反省の気持ちを込める
  • 再発防止の決意を示し、誠意を伝える

始末書と顛末書の違い

始末書と顛末書は、トラブルがあった際に作成する文書という意味では同じですが目的が異なります。

まず始末書ですが、従業員の過失やミスに対する記録や謝罪という意味をもちます。それに対し、顛末書は、トラブルの経緯や流れをを説明し、今後の再発防止策や対策などを記した報告書としての目的があります。そのため顛末書に謝罪は不要です。

始末書:トラブルの内容+トラブルの反省、謝罪、再発防止の決意
顛末書:トラブルの経緯、事実+原因、対策、解決策などをわかりやすく

始末書と反省文の違い

始末書と似た意味の文書として、顛末書の他にも「反省文」があります。始末書と反省文の違いは、起こしてしまった不祥事の大きさです。

一般的には、始末書は会社全体や会社の多くの人が迷惑を被る場合に作成するのに対し、反省文はある特定の人に対して作成する場合が多いです。

始末書の宛先が代表取締役などの組織の責任者がほとんどですが、反省文は上司宛ての事がほとんどです。

始末書:比較的大きなミス、多くの人に迷惑をかけた場合、代表者宛て
反省文:軽微なミスや少数に対するミス、上司宛て

まとめ

始末書を書く際に最も重要なのが、誠意を尽くすということです。始末書を出せばいいということではなく、失敗や不注意からくる事故に関して心から反省し再発を防止するための対策を提案するようにしましょう。

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