アイポの特徴 アイキャッチ

社内のコミュニケーションを取るツールとして、エクセルやメールを使うという企業は結構多いです。 しかし、従業員の人数が多くなってくると、エクセルやメールだけでは情報の共有がうまくいかないことが増えてきます。

会社の規模が小さく、少人数ならGoogleカレンダーやGmailは普段から使っている社員も多いため導入が楽ですが、やはりwikiやファイル共有、カレンダーなどが使えるグループウェアの利用に行き着きます。

アイポwebサイト

その中でも、私が最近使ってみて使いやすく便利だと感じたのが「アイポ(aipo)」というグループウェアです。

アイポは、どのように便利なのか、どういったチームやプロジェクトなら効率よく使えるのかをまとめてみましたので、ぜひ社内のコミュニケーションツールとして検討してみてください。

Aipo(アイポ)公式サイト

アイポとは

アイポとは、ブラウザから使用できるクラウド型のグループウェアです。カレンダーやチャット、ToDo、プロジェクト管理などの機能を選ぶことができ、テレワークで滞りがちなチームの情報共有をスムーズに解決できます。

アイポで選べる機能

  • カレンダー
  • チャット
  • ポータル
  • タイムカード
  • ワークフロー
  • タイムライン
  • ToDo
  • プロジェクト
  • フォルダ
  • Wiki
  • 掲示板
  • 報告書

アイポの特徴と機能

アイポは一般的なグループウェアでできる機能は、ほぼ使えます。また、他のグループウェアよりも以下のような特徴があります。

直感的にできるスケジュール管理

シンプルで直感的に操作できるので、スケジュールの管理もカレンダー形式の画面に入力していくだけです。

カレンダー形式のスケジュール管理で問題になるのが、多くの人の予定がガチャゴチャに書き込まれて必要な情報が見えにくいということ。

しかし、aipoではメンバーを部署やチームなどのグループでまとめることができるので、自分に関係のある予定だけを表示するといった使い方で解決することができます。

アイポの特徴:直感的に使えるカレンダー

機能を限定すれば圧倒的に低コスト

Aipoの料金設定は、機能単位になっています。グループウェアの料金設定としては、掲示板とスケジュールとチャットがセットになって月額○○円という設定が多いですが、これだと不要な機能がついてきてしまいます。

こんなに機能があって低料金という見方もありますが、不要な機能であればまったく無駄ですよね。必要な機能だけを選ぶことができれば、始めてみたけれど全然使わなかった機能を停止して節約することなんかもできるようになります。

アイポでコストダウン

aipoだけで完結できる豊富な機能

Webサービスには、チャット、スケジュール、タイムカード、ToDoなどそれぞれに高機能で有名なサービスがあります。

例えば、Slackでチャット、DropBoxやOneDriveでファイル共有、スケジュール管理はジョルテといった具合です。

これらのサービスは、高機能で使い勝手も良いのですが、別企業のサービスなので操作性が同じでない上に、それぞれのサービスを利用するためにいちいちユーザー登録をしたり使い方を学ばなければなりません。

アイポの機能と他のサービス

Aipoで使える機能

機能詳細
カレンダー直感的でシンプルなスケジュール管理
チャットメールより手軽なコミュニケーションツール
ポータル機能にアクセスするための窓口
タイムカードチーム出退勤を管理するツール
ワークフロー申請、承認を行うためのツール
タイムライン日報や報告や社内SNSのツール
ToDoタスクの記録と管理のためのツール
プロジェクトガントチャートで進捗を確認
フォルダ安全なクラウドストレージでファイル共有
Wiki社内wikiでノウハウの共有
掲示板全体への連絡や質問、コメント
報告書クラウドで共有できる報告書機能

aipoの導入に向いている企業

Aipoの特徴や機能について紹介しましたが、導入すればすべての企業で効率よく仕事が捗るようになるというわけではありません。アイポを導入して効率が上がる企業と上がらない企業というのは出てきます。

シフト制で社員が常に揃わない

全従業員が、同じ時間に同じ場所に出社してくる場合は都度コミュニケーションをとればいいのですが、シフト制で社内にいる時間がバラバラだという職場もあります。シフト制で時間が合わない場合は、予定をカレンダーに細かく記すことでメンバーそれぞれの行動が把握できるので便利です。

テレワークの社員の多い

コロナの影響で、社員の全部や一部がテレワークをしているという場合も、メンバーのコミュニケーションを取るのが非常に難しいケースです。物理的にメンバーが同じ場所にいないと、同じ時間に働いていても、誰がどのような作業をしているのか、どこまで進んでいるのか連携が難しいです。

アイポのカレンダー機能で、メンバーのスケジュールを把握し、フォルダ機能やチャット機能を活用することであたかもそばにいるようにテレワークを行うことも可能になります。

営業活動をする社員が多い

営業部隊が多い企業ですと、お客様の都合で予定が変わったり、いつ会社に来るのかもわからず、普段から連携が難しくなります。

アイポでは、パソコン意外にもスマホやタブレットなどでも自由にカレンダーやチャット、掲示板などを利用できるので突然のスケジュール変更や外出先での操作も自由に行るので外に出ずっぱりの人が多い会社でも活用できます。

社員のパソコンスキルが低い

グループウェアを導入して結構問題になるのが、導入しても誰も使わず閑散としてしまうということ。

もちろん、ツールの導入は会社として計画的に行わないと浸透しないのですが、年配の方や、ITスキルが低い社員が多いと、そもそも使い方がわからないため活用できないということも多いです。

アイポの直感的ですぐに使える利点を活かすことで、パソコンに慣れていない社員が多くともコミュニケーションをはかりやすいでしょう。

Aipo導入時の注意点

Aipoは、便利で低コストな反面、導入に注意が必要な場合もあります。この注意点を把握しておかないと、「意外に仕事の効率が上がらなかった...」「別のフループウェアよりコストがかかった」といったことにもなりかねません。

以下では、Aipoの導入を考えてる際に注意すべきことをまとめました。

フル機能では割高になることも

Aipoは、人数と機能単位での課金なので必要な機能だけを選んで使うという意味では低コストで使用できます。他のグループウェアでは、すべての機能を使えて定額料金というものが多いので、使わない機能があると無駄な気になってしまいます。

必要な機能が少ない場合は、1人あたりのコストも低いですがフル機能を使うと13機能分の料金がかかります。そのため、コストを重視する場合は、他のグループウェアと十分に比較検討する必要があるでしょう。

最低利用人数は3人

グループウェアはある程度の人数で行うため、3人からというしばりはあまり問題にはならないかもしれません。しかし、管理者が1人でテスト的に導入するなど、とりあえずの試用ができないので少なくとも3人分の料金は必要になってしまいます。

お試し期間が2週間あるので、その期間で試用を終えるか、もっと長期間テストしたい場合は3人以上で行うしかありません。

容量は1ユーザー1GBまで

Aipoで標準で使用できるディスク容量は、1ユーザーにつき1GBまでです。(オプションで増やすことは可能)

1ユーザー1GBまでというのは、他のグループウェアでも採用しているところは多く、スケジュール、ToDoリストの利用では十分な容量でしょう。

ただし、ファイル共有などの目的で使用する場合は、1GBだとちょっと少ないかもしれません。1ユーザー5GBまで使えるグループウェアもあるので使用する機能によっては、どのサービスを使用するか検討する必要がありそうです。

アイポは1ユーザーで1GBまで

まとめ

Aipoの特徴や導入に向いている企業について紹介しました。 Aipoを利用してみて感じるのは、とにかくマニュアルなどを丹念に読み込む必要がなく直感的に利用できるというのが一番です。

グループウェアというと、便利だけど使い方を浸透させるのが大変というイメージがある中で、簡単に操作ができるというメリットはかなり大きいかと。

グループウェアの導入で挫折したことがある、初めてグループウェアを導入してみるといった企業にはお試しでもぜひ利用してみることをオススメします。

Aipo(アイポ)公式サイト

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